Sistema di gestione delle segnalazioni e regolamento interno del Gruppo Fuchs e di Ubena Alimentari S.r.l.
Data: 19/06/2024
Il Gruppo Fuchs (di seguito anche solo “Gruppo”) si impegna a promuovere una compliance efficace. Per compliance si intende il rispetto delle leggi e delle regole interne del Gruppo Fuchs e la creazione di norme di comportamento che garantiscano al Gruppo, alla sua Direzione e a tutti i suoi dipendenti di agire in modo lecito. L’Ombudsman per la compliance e il portale digitale per le segnalazioni certificato ISO 27001 (www.safewhistle.info) sono parte del sistema di compliance e della cultura della compliance del Gruppo Fuchs.
Facendo parte del Gruppo Fuchs, Ubena Alimentari S.r.l. (di seguito “Ubena” o “Società”) si impegna a rispettare il sistema di compliance del Gruppo e a promuovere a sua volta una cultura della compliance tra tutti i suoi dipendenti e altri stakeholder.
In particolare, il sistema di segnalazione disciplinato dal presente documento è stato implementato in conformità alle seguenti normative tedesche, applicabili anche ad Ubena in quanto appartenente al Gruppo Fuchs:
- Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (“LKSG”), ovvero la legge tedesca sulla due diligence della catena di approvvigionamento;
- Hinweisgeberschutzgesetz (“HinSchG”), ovvero la legge tedesca sula protezione dei segnalanti.
Il presente documento è disponibile anche in lingua Inglese
Perché il Gruppo Fuchs e Ubena hanno nominato un Ombudsman per la compliance?
Le vostre segnalazioni ci aiutano ad evitare tempestivamente eventuali violazioni della legge vigente o delle linee guida interne del Gruppo Fuchs e a prevenire danni ai nostri dipendenti, ai partner commerciali, a terzi e anche al Gruppo.
Per questo motivo il Gruppo Fuchs ha nominato “Ombudsman” per la compliance (di seguito solo “Ombudsman di Gruppo”), l’Avv. Dr. Johannes Dilling, un interlocutore esterno, indipendente e imparziale, al quale i dipendenti, i partner commerciali e terze parti possono rivolgersi qualora abbiano motivi concreti per ritenere che la legge vigente o i regolamenti interni del Gruppo Fuchs siano stati o possano essere violati.
In aggiunta all’Ombudsman di Gruppo, Ubena ha nominato un Ombudsman locale, l’Avv. Paolo Peroni, anch’egli interlocutore esterno, indipendente e imparziale, al quale i dipendenti, i partner commerciali e terze parti possono rivolgersi qualora abbiano motivi concreti per ritenere che la legge vigente o i regolamenti interni applicabili alla Società siano stati o possano essere violati.
Quali segnalanti sono tutelati?
Qualsiasi segnalante che agisca in buona fede ha il diritto di fornire informazioni e segnalare violazioni di legge o di regole aziendali senza il timore di ritorsioni. I segnalanti in buona fede rientrano nell’ambito di tutela del presente regolamento. Si considera in buona fede chi, al momento della segnalazione, ritiene ed abbia quindi la ragionevole convinzione che le informazioni fornite e le violazioni segnalate siano veritiere.
Quali violazioni sono rilevanti?
Sono rilevanti tutte le violazioni della legge vigente, soprattutto nell’ambito della criminalità d’impresa o delle violazioni dei diritti umani e degli obblighi ambientali, in particolare quelli previsti dall’art. 2, commi 2 e 3, LKSG. Tuttavia, possono essere segnalate anche violazioni delle norme di comportamento interne di Ubena o del Gruppo Fuchs.
Se, invece, avete dei dubbi sul vostro ordine, desiderate presentare un reclamo per un prodotto, non siete soddisfatti delle nostre prestazioni o del nostro servizio o avete qualsiasi altra richiesta, vi preghiamo di utilizzare le nostre consuete opzioni di contatto.
Come effettuare una segnalazione?
Qualora intendiate effettuare una segnalazione, Vi preghiamo di comunicare all’Ombudsman di Gruppo o all’Ombudsman locale le seguenti informazioni:
- presso quale azienda o divisione dell’azienda è accaduto l’episodio;
- cosa è accaduto;
- quando;
- dove;
- quali persone sono
L’Ombudsman che deciderete di contattare è anche interessato a scoprire quali altre persone – eventualmente non coinvolte nei processi specifici – ne sono a conoscenza e se esistono documenti (ad es. e-mail, foto) in merito.
Prima di inviare la segnalazione, vi chiediamo di verificare attentamente la correttezza delle informazioni fornite. In particolare, non dovete fornire informazioni che sapete essere false.
Vi chiediamo, inoltre, di comunicare all’Ombudsman, locale o di Gruppo, le modalità attraverso cui può contattarvi in caso di domande.
Quali costi comporta l’invio di una segnalazione?
L’invio di una segnalazione non comporta costi per il segnalante.
Come mi devo comportare se non sono sicuro che sia stata commessa una violazione rilevante?
Se non siete sicuri, vi preghiamo di usare frasi come “credo…“, “penso che sia possibile…“.
Laddove abbiate incertezze sull’esposizione, sulla valutazione e/o sulla procedura da seguire per effettuare una segnalazione, potete parlare prima del caso con l’Ombudsman locale o di Gruppo – anche in forma anonima – e senza alcun costo.
Devo rivelare la mia identità quando effettuo una segnalazione?
Se lo desiderano, i segnalanti restano anonimi. In tal caso i segnalanti possono concordare con l’Ombudsman, locale o di Gruppo, le modalità attraverso cui essere contattati per rispondere ad eventuali domande. Anche nel caso di una segnalazione anonima, non devono essere trasmesse informazioni false. I segnalanti possono chiedere all’Avv. Dr. Dilling o all’Avv. Peroni di non rivelare ad Ubena e/o al Gruppo Fuchs la loro identità, ancorché nota all’Ombudsman coinvolto.
Come viene protetta l’identità del segnalante?
I segnalanti possono chiedere all’Ombudsman, locale o di Gruppo, di tutelare la loro identità e di non rivelarla ad Ubena e/o al Gruppo Fuchs, né di divulgare qualsiasi altra informazione dalla quale sia possibile desumerla.
In quanto avvocati, l’Avv. Dr. Johannes Dilling e l’Avv. Paolo Peroni sono tenuti al segreto professionale e non possono rivelare l’identità di una persona che fornisce informazioni a terzi alla luce dei doveri deontologici e di riservatezza cui sono sottoposti nell’esercizio della loro professione. L’Avv. Dr. Dilling e l’Avv. Peroni hanno adottato misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere le informazioni ricevute in modo tale che terzi non possano accedervi.
Anche le informazioni che l’Avv. Dr. Dilling e l’Avv. Peroni trasmettono ad Ubena e/o al Gruppo Fuchs sono trattate in modo confidenziale e protette. Le persone responsabili della gestione delle segnalazioni presso Ubena e il Gruppo Fuchs sono obbligate per legge a mantenere la riservatezza in relazione alle informazioni ricevute concernenti la violazione dei diritti umani e le violazioni dei doveri di tutela dell’ambiente. Sono inoltre contrattualmente obbligate a trattare in modo confidenziale le informazioni ricevute e in particolare a garantire la riservatezza circa l’identità di un segnalante. Inoltre, le persone responsabili della gestione delle segnalazioni presso Ubena e il Gruppo Fuchs sono indipendenti e non vincolate da istruzioni. In particolare, non ricevono istruzioni dalla Direzione aziendale o dalla rappresentanza sindacale in merito al contenuto della segnalazione o alle modalità di svolgimento della procedura di segnalazione, ad esempio per quanto riguarda il genere, la durata o la conclusione della stessa. Ubena e il Gruppo Fuchs, dal punto di vista organizzativo, garantiscono che solo le persone responsabili della ricezione e gestione delle segnalazioni abbiano accesso alle segnalazioni e ai documenti allegati.
Senza il consenso del segnalante, l’identità dello stesso e le circostanze che consentono di dedurne l’identità non possono essere trasmesse, neppure durante la gestione interna delle segnalazioni nell’ambito di Ubena e/o del Gruppo Fuchs.
La protezione della riservatezza dell’identità è assoluta?
No, non lo è.
In primo luogo, l’art. 9, comma 2, HinSchG, prevede eccezioni alla riservatezza in base alle quali, ad esempio, è possibile trasmettere informazioni circa l’identità di un segnalante alle autorità preposte all’applicazione della legge, qualora ne facciano richiesta. Si fa espresso riferimento all’art. 9, comma 2, HinSchG.
In secondo luogo, la tutela della riservatezza è garantita solo alle persone che agiscono in buona fede, cioè che non trasmettono intenzionalmente o con grave colpa e negligenza informazioni false. Un segnalante che fornisce intenzionalmente o con colpa grave informazioni false deve prevedere che la sua identità possa essere resa nota tramite una richiesta di informazioni da parte dell’interessato (i.e. il soggetto segnalato) ai sensi dell’art. 15, comma 1, GDPR, e che quest’ultimo possa avanzare una richiesta di risarcimento danni.
Da ultimo, né il l’Avv. Dr. Dilling né il Gruppo Fuchs, né l’Avv. Peroni né Ubena sono protetti dal rischio di sequestro, vale a dire che, in caso di indagine ufficiale, le autorità possono sequestrare i documenti che rivelano l’identità del segnalante.
I segnalanti che temono che la loro identità possa essere resa nota sono invitati a presentare una segnalazione in forma anonima. Anche nel caso di una segnalazione anonima, non devono essere trasmesse informazioni false.
Se non si è sicuri, anche in questo caso siete pregati di utilizzare frasi come “Credo che…“, “Penso che sia possibile…“, “Potrebbe essere che…“.
Devo temere svantaggi professionali quando effettuo una segnalazione?
No, la discriminazione professionale e le ritorsioni contro i segnalanti sono severamente vietate. Inoltre, il Codice di Condotta per i Fornitori del Gruppo Fuchs, applicabile anche ai fornitori di Ubena, contiene norme che vietano ai propri fornitori di attuare ritorsioni nel caso in cui i segnalanti inviino una segnalazione. Ciò vale anche per le minacce e i tentativi di ritorsione. Non saranno tollerate ritorsioni a seguito di segnalazioni. I segnalanti sono invitati a segnalare se subiscono discriminazioni o ritorsioni da parte di dipendenti o fornitori di Ubena o del Gruppo Fuchs per aver fornito informazioni in buona fede. Ubena e il Gruppo Fuchs reagiranno in modo appropriato nei confronti di questi dipendenti o fornitori (ad esempio inviando un avvertimento, organizzando un workshop, chiedendo un risarcimento).
Nell’ambito della procedura di segnalazione e anche al termine della stessa, l’Ombudsman – locale o di Gruppo – chiederà ai segnalanti se hanno subito ritorsioni da parte di dipendenti o fornitori della Società o del Gruppo a seguito della segnalazione.
Anche dopo la conclusione della procedura, i segnalanti possono rivolgersi all’Ombudsman nel caso in cui subiscano ritorsioni da parte di dipendenti o fornitori della Società o del Gruppo a seguito della segnalazione.
Qual è la posizione dell’Ombudsman?
L’Ombudsman locale o di Gruppo non fungono da organo arbitrale in caso di controversie. Essi agiscono in modo imparziale e non sono vincolati da istruzioni da parte di Ubena o del Gruppo Fuchs.
Come viene gestita la segnalazione?
L’Ombudsman locale o di Gruppo vi confermerà la ricezione della segnalazione entro 7 giorni lavorativi. L’Ombudsman discute con il segnalante i fatti relativi alla segnalazione, valuta le aspettative di quest’ultimo in merito alle possibili misure preventive o correttive e verifica se la segnalazione è attinente alla procedura, in particolare se potrebbe esserci una violazione dei diritti umani o dell’ambiente ai sensi dell’art. 2, commi 2 e 3, LKSG. Se l’Ombudsman ritiene che la violazione non sia rilevante, deve fornire all’informatore le motivazioni di tale scelta. Se, invece, la violazione dovesse essere ritenuta effettiva e rilevante:
- l’Ombudsman locale elabora la segnalazione e la trasmette in via confidenziale all’organo amministrativo di Ubena che deciderà come trattare questa segnalazione;
- l’Ombudsman di Gruppo elabora la segnalazione e la trasmette in via confidenziale al Responsabile per la compliance del Gruppo Fuchs. Il Responsabile per la compliance del Gruppo Fuchs decide, eventualmente insieme alla Direzione aziendale, come trattare questa segnalazione.
Se vi sono motivi sufficientemente concreti per sospettare di violazioni di leggi o di regolamenti interni, quest’ultime saranno oggetto di un’indagine interna al fine di chiarire e porre rimedio a eventuali comportamenti scorretti. Di norma, anche questo avviene in modo riservato e discreto, al fine di tutelare la riservatezza del segnalante e delle persone interessate. L’Ombudsman contattato comunicherà al segnalante – al più tardi entro tre mesi dall’invio della segnalazione – se la violazione segnalata è stata identificata. In tal caso, si porrà rimedio alla violazione, tenendo conto delle aspettative del segnalante. Se, a suo parere, le misure correttive adottate non sono sufficienti, il segnalante è incoraggiato a riferirlo.
Come posso mettermi in contatto con l’Ombudsman locale o di Gruppo?
È possibile contattare l’Ombudsman locale via telefono, e-mail o posta cartacea.
L’Ombudsman locale è disponibile anche per incontri diretti con i segnalanti e, su richiesta, anche tramite collegamento video e audio.
I dati di contatto sono i seguenti:
Avv. Paolo Peroni
Largo Guido Donegani 9 (C/O Rödl & Partner)
20121 Milano (Italia)
Tel: +39 026328841
E-mail: paolo.peroni@roedl.com
È possibile contattare l’Ombudsman di Gruppo attraverso qualsiasi mezzo di comunicazione disponibile (telefono, e-mail, fax, posta o tramite il portale digitale per le segnalazioni disponibile al link www.safewhistle.info). L’Ombudsman di Gruppo è disponibile anche per incontri diretti con i segnalanti e, su richiesta, anche tramite collegamento video e audio. Se si desidera comunicare in forma criptata, si possono utilizzare anche i servizi di messaggeria Signal e Threema per contattare l’Ombudsman di Gruppo. È inoltre possibile inviare e-mail criptate all’Ombudsman di Gruppo tramite Protonmail al seguente indirizzo:
I dati di contatto sono i seguenti:
Avv. Dr. Johannes Dilling Landgrafenstrasse 49
50931 Colonia (Germania)
Tel: +49 (0) 221 933 107 40
Cellulare: +49 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
ID Threema: 3PX6278J
E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com
I segnalanti possono segnalare le violazioni in una delle lingue disponibili tramite il portale accessibile al link www.safewhistle.info, nonché attraverso i servizi di messaggeria qui disponibili, e-mail e posta.
I segnalanti possono anche richiedere all’Ombudsman locale o di Gruppo che un interprete, soggetto a uno speciale obbligo di riservatezza e in grado di tradurre da e verso la lingua nazionale del segnalante, partecipi a un incontro personale con l’Ombudsman a spese del Gruppo Fuchs.
Su richiesta speciale dei segnalanti, per singoli casi, il Gruppo Fuchs metterà a disposizione a proprie spese una ombudswoman come persona di contatto.
Centri di segnalazione esterni in Germania
I segnalanti possono anche scegliere di fornire le informazioni sulle violazioni a centri di segnalazione esterni in Germania.
1. Ufficio Federale di Giustizia tedesco
Il centro di segnalazione esterna è essenzialmente l’Ufficio Federale di Giustizia tedesco, sito in Adenauerallee 99 – 103, 53113 Bonn (Germania).
Le informazioni sulla procedura di segnalazione presso l’Ufficio Federale di Giustizia tedesco, a cui si fa riferimento ai sensi dell’art. 24, comma 4, frase 1, 2, HinSchG, sono disponibili qui:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html
La procedura di segnalazione online è disponibile al seguente link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
2. Autorità federale di vigilanza finanziaria (BaFin)
Il centro di segnalazione esterno responsabile per le segnalazioni ai sensi dell’art. 21, n. 1 e 2, HinSchG, è l’Autorità Federale di Vigilanza Finanziaria tedesca (BaFin), sita in Graurheindorfer Strasse 108, 53117 Bonn (Germania)
Le informazioni sulla procedura di segnalazione presso la BaFin, a cui si fa riferimento ai sensi dell’art. 24, comma 4, frase 1, 2, HinSchG, sono disponibili qui:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
La procedura di segnalazione online è disponibile al seguente link:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
3. Ufficio federale dei cartelli
Il centro di segnalazione esterno responsabile per le segnalazioni ai sensi dell’art. 22, comma 1, HinSchG è l’Ufficio Federale dei Cartelli tedesco, sito in Kaiser-Friedrich-Strasse 16, 53113 Bonn (Germania).
Le violazioni possono essere segnalate in qualsiasi momento, indipendentemente dall’esito della procedura, tramite una segnalazione interna.
Le informazioni sulla procedura di segnalazione presso l’Ufficio Federale dei Cartelli tedesco, a cui si fa riferimento ai sensi dell’art. 24, comma 4 frase 1, 2, HinSchG, sono disponibili qui:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger
La procedura di segnalazione online è disponibile al seguente link:
https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinweiseAufKartellverstoesse/hinweiseaufverstoesse.html
4. Ufficio europeo per la lotta antifrode
Inoltre, i segnalanti possono segnalare, anche in forma anonima, possibili casi di frode o altre gravi irregolarità con un impatto potenzialmente negativo sui fondi UE all’Ufficio Europeo per la Lotta Antifrode (OLAF), istituito presso la Commissione europea – Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) 1049 Bruxelles.
Le informazioni sulla procedura di segnalazione presso l’OLAF, a cui si fa riferimento ai sensi dell’art. 24, comma 4, frase 1, 2, HinSchG, sono disponibili qui:
